Nada más la puntita

In Google We Trust

De lo que quiero hablar hoy es de la fabulosa combinación de gmail, Google calendar y Google Spreadsheets. Es la mejor aplicación web que he visto en mi vida y estoy seguro que todavía quedan muchas sorpresas por esperar.

En este caso hablaré del caso práctico de mi negocio de dominios y hosting integrando todos estos servicios.

Originalmente utilizaba Mozilla Thunderbird como cliente de de correo electrónico, Open Office como hoja de cálculo, WebHost Manager para saber quienes són y cuántos clientes tengo, el administrador de renovaciones de 1dominio.net para saber las próximas fechas de pagos de mis clientes y los estados de cuenta de los bancos para comprobar ingresos y egresos. Con el tiempo fueron surgiendo diversos problemas en cada una de las partes que complicaban poco a poco seguir en esto. Narro a continuación algunos de esos problemas.

Problema:Cuenta de correo difícil de administrar.
Mi cuenta de correo recibe al rededor de 45 mensajes legítimos diariamente y 1,200 mensajes spam al mes. Teniendo el email en un servidor de cPanel es imposible de leer a través del WebMail incluido (NeoMail). Es ilegible ver tantos mensajes, por tanto fue necesario utilizar Mozilla Thunderbird con diferentes filtros y a través de IMAP, porque por Pop3 a veces tardaba hasta media hora en abrir. Sin embargo, Thunderbird tiene funciones de búsqueda limitadas, que hace difícil mantener un historial del intercambio de información con cada persona, y sólo es accesible desde mi computadora, no cuando ando en la calle o de viaje.

Solución Gmail Hosted
Gmail hosted permite manejar el email de un dominio desde Gmail. En mi caso solucionó muchos de mis problemas. En primer lugar no requiere grandes prestaciones en el cliente, más que un web browser. Es accesible desde cualquier lugar. Filtros y funciones de búsqueda avanzadas. Ordenado como conversaciones. Excelente control de Spam.

Problema: Poco control sobre fechas de cobro
Un problema común, debo admitirlo, entre mis clientes y yo era que a veces les cobraba dos veces en el mismo mes (causando molestias, pues sólo me pagaban una) y a veces se me pasaba a mí la fecha de pago propiciando que se hicieran patos con los pagos. Esto se debía a que mantenía el control de pagos en una hoja de cálculo y verificando a través del sistema de renovaciones de 1dominio.net. En el caso de la hoja de cálculo, debía ser respaldada, y al manejar varias computadoras y salir constantemente era difícil mantener una versión consistente de la hoja de cálculo de pagos.

Solución Google Calendar
Al mantener un calendario de todos los eventos del negocio (fechas de renovación, fechas de expiración, respaldos, pagos, suspensiones), es fácil mantener una versión consistente de las fechas de pagos y recordatorios.

Problema Control de Ingresos y egresos
Como mencionaba, el control de ingresos y egresos era realizado en una hoja de cálculo tomando como base los estados de cuenta de los bancos. La dificultad aquí radicaba también en tener una versión consistente y porque no es algo agradable de hacer.

Solución: Google Spreadsheets
Una vez más, todas las hojas de cálculo utilizadas están disponibles en un sólo lugar y relacionadas entre sí, por lo que es fácil mantener un control de ingresos y egresos así como realizar reportes tan sólo subiendo los estados de cuenta como archivos csv. De esta manera, el control de ingresos/egresos, pagos y cálculos de impuestos se hacen en un sólo paso con un simple copy&paste.

Problema: Formación de hábitos
Ciertamente no soy una persona a quien se le haga fácil ser ordenado y mantener una rutina. Realizar muchos procesos repetitivos como actualizar varias hojas de cálculo, manejar una agenda y sacar información de varias aplicaciones y sitios web es tedioso, aburrido, difícil y consume mucho tiempo. No me gusta ser mi secretaria.

Solución: Todo en un sólo lugar
Al tener todas las aplicaciones y datos necesarios en un sólo lugar como gmail, se simplifica increiblemente la administración del negocio. Ya no es necesario manejar varias aplicaciones y archivos que pueden o no pueden estar disponibles en cierto momento y lugar. Tampoco es necesario manejar GUIs inconsistentes entre sí, pues todas las aplicaciones de Gmail son consistentes en ese sentido.

Como conclusión, todo es más bello, fácil y rápido de operar. Ahora tengo más tiempo para irme de vacaciones. No dudo que pase mucho tiempo para tener toda la oficina en una aplicación web de Google. Sugiero ahora un procesador de textos que exporte PDFs. También pido Google Checkout disponible en México y con eso ya podría decir que "trabajo en Google".

Este post no fue patrocinado por Google Inc. Fue presentado por dan-alonso.org.